الشركة
توفر منظمة غير ربحية فرنسية كبيرة تُدعى UCPA أكثر من 80 دورة نشاط مختلفة في 70 موقعًا في جميع أنحاء فرنسا، بالإضافة إلى 19 مركزًا في الخارج.
تعمل هذه المنظمة كمنظمة تشارتر مع مواصلة تعزيز وتوسيع مفهوم المتعة من خلال الأنشطة الرياضية في الهواء الطلق، وقد تأسست في الأصل من قبل الحكومة لتشجيع الشباب على أخذ المزيد من العطلات وتجربة نمط الحياة الخارجي. توجد قيود عمرية للمحافظة على الهدف الأصلي لـ UCPA في توفير الرياضات والتدريب في الهواء الطلق للشباب.
التحدي الذي يواجه UCPA
تتمتع الشركة بمقرها الرئيسي في فرنسا وتملك أكثر من 70 وجهة في فرنسا و19 مركزًا آخر حول العالم، بما في ذلك فرع مصر الموجود في الجونة، الغردقة. يتم جمع بيانات الحجوزات في ورقة Excel واحدة.
في فرع الجونة، يحتاج الموظف إلى تصفية البيانات لمعرفة الوقت والتاريخ والشركاء وتفاصيل التأمين وشهادة الغوص ونوع الحجز (الغطس أو التزلج على الجنح) ووسائل النقل لإرسال الوثائق المطلوبة ورسائل الترحيب يدويًا.
التحدي كان في أن هذه العملية وجميع خطواتها تتطلب الكثير من الوقت والجهد وعدد كبير من الموظفين، وبالتالي تكلفة أعلى، ومعدل الأخطاء أكبر لأن جميع التفاصيل يتم القيام بها يدويًا، وبالتالي معدل المخاطرة عالٍ.
في الثمانية أعوام الأولى لعملهم، اعتمدت UCPA بالكامل على جداول البيانات لتتبع وإدارة حجوزات عملائهم. ولكنهم لم يتمكنوا من التعامل مع الطلبات المتزايدة على الحجوزات بعد الآن. هذا أدى إلى وجود جانب آخر من أعمالهم يتطلب تتبعًا ورصدًا دقيقًا. تعد جداول البيانات رائعة إذا كانت لديك فقط شاشة واحدة مليئة بالمعلومات، ولكن عندما تبدأ في إضافة علامات تبويب إضافية، يصبح من الصعب جدًا التنقل والعثور على جميع المعلومات التي تحتاجها.
عرفت UCPA أنها يجب أن تجد نظامًا يجعل أعمالها أكثر تنظيمًا وتأتي بتحسينات في الأتمتة. لم يتمكنوا من تحديد حل عملي يساعدهم على إدارة عملية أعمالهم الفريدة والحجوزات المتكررة.
وهنا يأتي دور Zoho One.
الحل
طوال فترة طويلة، كانت زوهو اسمًا موثوقًا في أتمتة الأعمال، وتم تصميم برامجها لمساعدة الشركات بجميع الأحجام. تمكنت UCPA من العثور على نظام يتيح لها إدارة الحجوزات المتكررة بسهولة، وتمكنت حتى من أتمتة بعض عملياتها الأخرى. منذ تنفيذ زوهو، استطاعت UCPA تحسين كفاءتها ونتائجها المالية. الآن يمكنهم التركيز على ما يفعلونه بشكل أفضل – توفير تجربة مذهلة لعملائهم.
يجعل زوهو من السهل إدخال جميع البيانات على أوراق زوهو، والتي تقوم بتحميلها تلقائيًا إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). يتم تضمين جميع المعلومات الضرورية في البيانات، والتي يتم تصنيفها وتنظيمها حسب التاريخ. يتلقى كل شخص بريدًا إلكترونيًا تلقائيًا استنادًا إلى حالته أو وضعه.
على سبيل المثال، يتم إرسال بريد إلكتروني تلقائيًا إلى الشخص الذي تشير بياناته إلى أنه لم يحجز وسيلة نقل، ليتم إبلاغه بأن UCPA توفر وسائل نقل يمكن أن تأخذه من المطار إلى منتجعه. ويتم إرسال بريد إلكتروني ينبه الشخص بأنه يفتقد بعض الوثائق، مثل التأمين، وشهادة الغوص، وغيرها، إلى الشخص الذي يظهر أن بعض أوراقه غير مكتملة.
بالإضافة إلى ذلك، يتلقى العميل بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا يبلغه بتسجيله، ويتم إرفاق نموذج له ليقوم بملء المعلومات التي تحتاجها الشركة لمعرفتها قبل وصول العميل، مثل مقاس البدلة، ومقاس القدم، وغيرها من البيانات الهامة.
قبل أسبوع ويوم من الموعد، يتم إرسال بريد إلكتروني تذكيري يحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بالوقت والمكان والجدول الزمني. بالإضافة إلى ذلك، يتم التحقق من عدد الحضور عند وصول العميل من خلال تسجيل الحضور ومقارنته
بعدد الأشخاص الذين قاموا بالحجز. هذا جعل عملية العد أسهل لأنهم يستطيعون رؤية دائمًا عدد الأشخاص الذين انضموا إليهم والنشاط الذي كان لديهم جدولًا زمنيًا له، وغيرها من المعلومات المطلوبة لإحصاءات الشركة.
الآن لدى الشركة واجهة فريدة في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) تم إنشاؤها خصيصًا لها. تم تقسيم هذه الواجهة إلى جميع التفاصيل والبيانات وتنظيمها وفقًا للوقت والمواعيد وحجوزات الغرف وغيرها من الاعتبارات. فقط عند إدخال البيانات في Zoho Sheets وتصنيفها في CRM وإرسال رسائل البريد الإلكتروني وفقًا لكل تصنيف، يتم تشغيل العملية بشكل تلقائي.
أصبحت العملية بأكملها مؤتمتة مع تدخل بشري بسيط، مما أدى إلى توفير 70% من التوظيف، حيث يمكن لعدد أقل من الموظفين القيام بهذه العملية بسهولة أكبر وجهد أقل وفي وقت أقصر بنسبة 40%، مما يتيح تحقيق المزيد في وقت أقل وبتكلفة توظيف أقل وزيادة في الربح.
إنها طريقة توفر الوقت الكبير، وتقضي أيضًا على عناء تذكر إرسال رسائل البريد الإلكتروني يدويًا. كما يسهل لـ Zoho تتبع استجابات العملاء، مما يمكن أن يكون مفيدًا جدًا لأغراض المتابعة.
بالإضافة إلى ذلك، توفر توافر البرمجيات التي تبسط عمليات الشركة تأثيرًا على سمعة الشركة، لأنه عندما يتم تنفيذ العمليات بطريقة منظمة، فإنه لا يكون هناك مساحة للخطأ في الأساس، مما يمنح العملاء تجربة ممتعة ومنظمة أكثر.
نحن نستخدم أدوات Zoho Sheets و CRM لهذه العملية المخصصة.
كما استخدمنا Zoho Forms و Zoho Flow في الجانب الخلفي.
دعنا نتعرف على دور كل تطبيق!
Zoho CRM
نستخدمها للقيام بالآتي:
- إدارة كميات كبيرة من بيانات العملاء، والسماح لنا بترتيبها وتصنيفها بشكل صحيح لجعلها متاحة في أي وقت.
- تأتيمنية عملية إرسال رسائل البريد الإلكتروني.
- استخراج البيانات للتحليلات والتقارير.
Zoho Sheets
نستخدمها للقيام بالآتي:
- تحميل البيانات في ورقة البيانات لنقلها إلى CRM تلقائيا.
Zoho Forms
نستخدمها للقيام بالآتي:
- إنشاء النموذج الذي يتم إرساله في رسائل Zoho لمعرفة التفاصيل كما ذكرنا.
Zoho Flow
نستخدمها للقيام بالآتي:
- تكامل جميع التطبيقات المذكورة معًا وتأتمنية العملية.
على الرغم من أنه قد يبدو أنه عملية معقدة في الخلفية، إلا أن نتيجتها تبسط العديد من العمليات المعقدة التي تستغرق وقتًا وجهدًا كبيرين.
شكرًا لكم، UCPA، على مشاركة تجربتكم. تلهم قصتكم فريقنا للعمل بجد والسعي المستمر لتحسين دعمنا لجميع عملائنا. في شركة بيراميدبتس، نلتزم بمساعدتكم في تنفيذ Zoho كحلاً برمجيًا قويًا لمساعدة الشركات مثلكم على تحسين العمليات وإنتاجية الفريق وحياة عملائكم.
