يشبه تنفيذ أعمال الذكاء الاصطناعي إضافة زميل ذكي للغاية إلى شركتك. تعمل هذه المنشورات كدليل لك، حيث توضح كيفية الاستفادة من هذه التقنية الذكية، مما يساعد عملك على النمو والازدهار في العالم الحديث.
منشورات مدونة الأمن السيبراني هي درعك في العالم الرقمي، حيث تقدم إستراتيجيات وأدوات لحماية عالمك على الإنترنت. تزويدك بالمعرفة للحماية من التهديدات الرقمية.
يشبه تنفيذ أعمال الذكاء الاصطناعي إضافة زميل ذكي للغاية إلى شركتك. تعمل هذه المنشورات كدليل لك، حيث توضح كيفية الاستفادة من هذه التقنية الذكية، مما يساعد عملك على النمو والازدهار في العالم الحديث.
منشورات مدونة الأمن السيبراني هي درعك في العالم الرقمي، حيث تقدم إستراتيجيات وأدوات لحماية عالمك على الإنترنت. تزويدك بالمعرفة للحماية من التهديدات الرقمية.
Zoho TeamInbox يجعل تعاون الفريق أفضل بـ 10 مرات: كيفية استخدام Zoho لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بمجموعتك
لقد كانت رسائل البريد الإلكتروني أحد أشكال الاتصال المطلوبة في المكاتب منذ تقديمها. يعتمد فرق العمل في معظم الشركات على البريد الإلكتروني للتواصل مع العملاء وزملاء العمل. في عالمنا المترابط والمتصل، لا يمكن تجاهل الحاجة إلى البريد الإلكتروني في أي وقت قريب.
البريد الإلكتروني مريح وسهل الاستخدام، ولكنه ليس بالضرورة مثاليًا للتعاون. غالبًا ما يكون التعاون غير سلس نظرًا للحاجة إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية واستلامها، ثم تكرار العملية. هل تلقيت يومًا رسالة بريد إلكتروني موجهة إلى عنوان جماعي ولم تتذكر الرد على الجميع؟ نحن نفهم مدى الضغط الذي يمكن أن يسببه ذلك، لأننا واجهناه أيضًا، ولهذا السبب أنشأنا Zoho TeamInbox لجعل تحقيق التعاون أكثر سهولة وزيادة شفافية الفريق.
في هذه المقالة، سنستعرض كيف يمكن للفرق التي تشترك في المساحات التعاونية الوصول إلى البريد الإلكتروني بسهولة أكبر باستخدام Zoho TeamInbox. سنتناول بسرعة كيفية استخدام رسائل البريد الإلكتروني كقائمة مهام وكيفية إدارة المهام باستخدام رسائل البريد الإلكتروني. ستتعرف في نهاية المقالة على كيفية تتبع كل ما تعمل عليه في مكان واحد ملائم.
استخدم Zoho TeamInbox لتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام
Zoho TeamInbox
البريد الإلكتروني هو واحد من أكثر الطرق شيوعًا لاستلام مهام جديدة. في الواقع، غالبًا ما نتلقى العديد من المشاريع من خلال البريد الإلكتروني خلال يوم واحد من مصادر مختلفة. من الطبيعي أن تتحول متابعة الرسائل الواردة وإعادة توجيهها إلى العديد من البريد الوارد إلى شيء مرهق بسرعة.
ولكن يمكنك بسهولة إنشاء وإدارة المهام من البريد الإلكتروني ومن ثم ربط تلك المهام بالرسائل السابقة بفضل Zoho TeamInbox. بعد نشر المهام في المجموعات، يتيح لك Zoho TeamInbox أيضًا تعيين أعضاء فريق محددين للمهام التي تقوم بإنشائها من البريد الإلكتروني.
مقارنة بالحالة العادية التي يجد نفسها العديد من الفرق، فإن هذا النوع من التعاون عادة ما يكون أكثر فعالية بكثير. عادة ما يتلقى قائد الفريق بريدًا إلكترونيًا من مديره، الذي يخطر بدوره بقية الفريق بالعمل الجديد عبر البريد الجماعي. عندما يرسل كل عضو في الفريق أسئلته وتعليقاته وتقدمه في مهمته الخاصة، يصبح إدارة المهام أكثر صعوبة. وهذا السيناريو، في وقت لاحق، يؤدي إلى إضاعة الكثير من الوقت وفقدان جزئي أو كلي للسياق المتعلق بالمهمة الأصلية.
قم بإنشاء قائمة مهام من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك:
من خلال إتاحة إمكانية التبديل بين صناديق الوارد الخاصة بالأشخاص، يُسهِّل عليك Zoho TeamInbox تجنب إعادة التوجيه المستمر. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تتنقل بين رسائل البريد الإلكتروني بين أعضاء الفريق ورسائل البريد الإلكتروني التي تُرسَل إلى العملاء والتي ليست مرتبطة بالمهام. يجب أن تكون حذرًا إضافيًا إذا كان لديك عملاء من دول مختلفة، حيث لا ترغب في إعادة تحويل بريد إلكتروني مكتوب باللغة الإنجليزية إلى عميل لا يعرف اللغة الإنجليزية عن طريق الخطأ. لتجنب الارتباك، تحتاج إلى طريقة لتمييز رسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بالمهام عن الرسائل الأخرى (واللغات). يمكن للتسويق متعدد اللغات أن يساعدك في بناء علاقات وثقة مع العملاء المحتملين.
عن طريق تعيين موضوع لشخص معين، وأرشفته بمجرد الرد عليه، وتأجيل المواضيع ذات الأولوية الأدنى للحفاظ على صندوق الوارد خالٍ قدر الإمكان، يمكنك زيادة مستوى الراحة الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك Zoho TeamInbox إضافة علامات خاصة لتسهيل تصنيف المناقشات المستندة إلى الموضوع.
هذه هي الأدوات التي توفرها الآن Zoho TeamInbox، ولكننا نعمل أيضًا على إدخال ميزات إضافية ستمكّنك من تنظيم مهامك بشكل أفضل.
من خلال تنظيم العمل في مجموعات، يمكن الاحتفاظ بالتفاعلات المعتمدة على المواضيع دون فقدان السياق أو إضاعة الوقت. باستخدام وظيفة “المناقشات” في Zoho TeamInbox، يمكنك بدء مواضيع جديدة مع زملائك. يمكنك الاحتفاظ بجميع المناقشات المستندة إلى الموضوع في مكان تعاوني واحد، حيث تعتمد المحادثات الداخلية للفريق فقط على رسائل البريد الإلكتروني الواردة.
مشاركة رسائل من صندوق الوارد الشخصي إلى صندوق الوارد لفريق آخر تعمل معه يتيح لك إدارة الاتصالات المتعلقة بهذا الفريق بسهولة. يمكنك نقل رسائل البريد الإلكتروني عبر صناديق الوارد للفرق في Zoho TeamInbox باستخدام خيار “نقل إلى صندوق الوارد”. قم بتحرير بعض المساحة في بريدك الإلكتروني عندما يتولى فريق آخر مناقشة تتعلق بالمهمة. يمكن أيضًا تقسيم المواضيع المتعلقة بالمهام ودمجها مؤقتًا، ويمكنك تتبعها عبر العديد من صناديق الوارد.
إرسال رسائلك في الوقت المناسب هو جزء مهم من إدارة صناديق الوارد المتعددة بشكل فعال، ولذلك يسمح لك Zoho TeamInbox بصياغة رسائل البريد الإلكتروني وجدولتها للإرسال في وقت لاحق حتى تتمكن من التركيز على أمور أخرى. من خلال ميزة “إرسال لاحقًا” التي يوفرها Zoho TeamInbox، يمكنك صياغة رسالة في أي وقت يكون مناسبًا لك وجدولتها للإرسال في وقت يجد فيه المستلمون أيضًا أنها مناسبة.
في النهاية، لا يعتبر البريد الإلكتروني الأداة المشاركة المثالية في جوهرها. لا يمكن إنكار أن البريد الإلكتروني قد تطور بشكل كبير في السنوات الأخيرة. على سبيل المثال، ارتفاع مستوى الإنتاجية الذي تسببت فيه عناوين المجموعات، مما يجعل من الأسهل إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية. ومع ذلك، كما تعلمون، تتطلب التعاون الفعال أكثر من مجرد استلام وإرسال رسائل جماعية. غالبًا ما تحتاج إلى نقل المحادثات الداخلية من صندوق الوارد، وفي هذا الوقت تكون عرضة لخطر نسيان السياق الأصلي للاتصال.
مع Zoho TeamInbox، ننصح بمعاملة رسائل البريد الإلكتروني كمهام. يمكنك الاستمرار في إجراء المحادثات الداخلية بينما ترسل وتستقبل رسائل جماعية. لتحقيق أقصى قدر من التعاون وتقليل التبديل بين البرامج، يجمع Zoho TeamInbox بين جميع محادثات الأعمال العديدة والمتفرقة تحت سقف واحد. من خلال التبديل بسلاسة بين عدة صناديق وارد ومشاركة رسائل مع الأشخاص المناسبين، يمكنك أخيرًا التوقف عن إعادة توجيه الرسائل بشكل مستمر.
لا داعي للقلق بشأن نقل محادثاتك بعيدًا عن البريد الإلكتروني؛ بدلاً من ذلك، ابدأ في استخدام قدرات التعاون في البريد الإلكتروني مع منتج يسعدنا توفيره لمجتمع الأعمال!
